РАЗРАБОТКА МЕРОПРИЯТИЙ ПО ОПТИМИЗАЦИИ ДОКУМЕНТАЛЬНОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ СМЕТНО-ДОГОВОРНОГО ОТДЕЛА

ID работы - 713207
документоведение (дипломная работа)
количество страниц - 61
год сдачи - 2012

---

СОДЕРЖАНИЕ:

---

ВВЕДЕНИЕ 3
ГЛАВА 1. ОРГАНИЗАЦИОННО-ЭКОНОМИЧЕСКАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА ПРЕДПРИЯТИЯ 7
1.1. Краткая характеристика предприятия 7
1.2. Структура ОАО "Мосэнергомонтаж" 11
1.3. Технико-экономические показатели деятельности ОАО 18
ГЛАВА 2. АНАЛИЗ ДОКУМЕНТООБОРОТА В ОРГАНИЗАЦИИ 23
2.1. Сметно-договорной отдел в структуре ОАО "Мосэнегромонтаж" 23
2.2. Оценка и диагностика риска потери и исключения при передаче информации 31
ГЛАВА 3. РАЗРАБОТКА МЕРОПРИЯТИЙ ПО ОПТИМИЗАЦИИ ДОКУМЕНТАЛЬНОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ СМЕТНО-ДОГОВОРНОГО ОТДЕЛА 41
3.1.? Внедрение системы автоматизации рабочих мест 41
3.2. Расчет экономической эффективности внедрения системы автоматизации рабочих мест на ОАО "Мосэнергомонтаж" 54
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 56
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ 59

---

ВВЕДЕНИЕ:

---

Организация работы с документами - ключевая задача управления в любом учреждении: от офиса небольшого предприятия до федерального ведомства или кроной корпорации.
Деятельность любого предприятия регулируется действующим законодательством, приказами и распоряжениями руководства, условиями заключаемых договоров, установленными правилами ведения тех или иных (например, торговых) операций и т.д. Все эти "регуляторы" оформляются в виде документов - зафиксированных текстов законов, приказов, договоров. Исходя из этого, можно сказать, что вся деятельность любого предприятия заключается в последовательном исполнении документов, а успех их исполнения определяет благополучие предприятия.
Успех же исполнения документа во многом зависит от следующего.
Во-первых, от того, насколько ясно в нем изложена информация, включая ее оформление и размещение. Поэтому существует целый ряд стандартных правил по подготовке, составлению, оформлению и изготовлению документации - или, говоря иначе, правил по документированию.
Во-вторых, необходимо обеспечить своевременность исполнения документа, т.е. должна быть достигнута такая организация работ, при которой документ незамедлительно передавался бы исполнителю (или от исполнителя к исполнителю), а для самого исполнителя существовали бы стимулы к исполнению документа в срок. В России на протяжении нескольких веков и по сей день одним из таких стимулов считается контроль исполнения. Причем контроль возлагается на сотрудника, который непосредственно в исполнении документа участия не принимает и, более того, может абсолютно не разбираться в той области знаний или производства, которую затрагивает исполнение документа.
Естественно, такой формальный контроль может преследовать только одну цель: отследить момент нарушения сроков исполнения документов.
Документооборот и документирование и составляют понятие делопроизводства. Система делопроизводства предполагает, как уже отмечалось, наличие определенных норм. До недавнего времени работа с документами осуществлялась преимущественно посредством перемещения бумажных документов и ведения множества бумажных или компьютерных регистрационных журналов и картотек. Массовое появление персональных компьютеров в офисе и объединение их в сети создает принципиально новую технологическую среду для эффективного управления документооборотом.
Необходимо отметить, что подходы к организации делопроизводства в России и на Западе в корне различаются.
В России предполагается централизация обработки документов с целью осуществления единого контроля их прохождения и исполнения. Документы сначала докладываются в зависимости от степени важности вплоть до руководства организации, и при этом формируется соответствующее управленческое решение. Затем решение постепенно спускается по инстанциям - до конкретных исполнителей, все более детализируясь.
Наличие двух информационных потоков является уникальной особенностью российского делопроизводства и иллюстрирует сложившийся порядок, когда одни сотрудники работают с документами, а другие - контролируют ход исполнения документов по формальным признакам.
Западный же подход к управлению характеризуется принципиально большей степенью децентрализации прав и ответственности. Это выражается в том, что должностные лица, отвечающие за решения тех или иных вопросов в организации, имеют все необходимые полномочия для работы с соответствующими документами.
Приходится признать, что российская модель делопроизводства порождает ряд проблем, главная из которых - противоречие между централизованным контролем работы с документами и, по сути, децентрализованным процессом собственно исполнения документов. В результате практически невозможно централизованно отследить движение документов в организации в реальном масштабе времени: ведь это требует огромных трудозатрат не только на ведение подробных журналов и картотек в каждом подразделении (даже если они ведутся с помощью компьютера), но и на оперативное централизованное сведение соответствующей информации.
Отсутствие действенной технологии управления документооборотом на предприятии приводит в конечном счете к тому, что, как правило, в произвольный момент времени невозможно точно сказать, над какими документации работает учреждение, какова история и текущее состояние того или иного вопроса, чем конкретно заняты исполнители.
Актуальность темы. Проблемы в делопроизводстве есть везде: документы создаются и регистрируются несвоевременно, некачественно, теряются, не исполняются, не контролируются и т.д. На решение этих проблем сотрудники вынуждены тратить свое рабочее время. Сегодня совершенно недостаточно перенести отработанные стереотипы канцелярии и бумажного делопроизводства на современный документооборот. На первый план выдвигаются уже не технические учетно-контрольные функции, а целый ряд проблем электронного документооборота. Кроме того, в связи с ростом количества внешних партнеров (потенциальных заказчиков и поставщиков) у предприятий увеличивается объём переписки, резко возрастают потери времени на поиск нужного документа и данных о партнерах, из-за частых командировок менеджеров и специалистов встает проблема взаимозаменяемости сотрудников на рабочем месте. Правильная система документооборота обеспечивает документирование всей деятельности предприятия и является технологической основой для обеспечения принятия, исполнения и контроля решений. Любое повышение эффективности работы с документами немедленно сказывается на эффективности выполнения организацией своих функций, будь то улучшение обслуживания граждан государственным или муниципальным учреждением или повышение конкурентоспособности коммерческого предприятия.
Целью данной работы является разработка мероприятий по оптимизации документооборота в рамках строительного предприятия. Для этого необходимо решить следующие задачи:
1. Охарактеризовать систему документооборота в строительной организации.
2. Провести анализ документооборота на примере сметно-договорного отдела ОАО "Мосэнергомонтаж"
3. Разработать комплекс мер по совершенствованию процесса документооборота на предприятии.
Объектом исследования является сметно-договорной отдел ОАО "Мосэнергомонтаж"
Предмет исследования - процесс документооборота, который является одним из главных факторов, обеспечивающий четкость работы с партнерами, слаженность работы сотрудников, точность исполнения документов.
Работа состоит из введения, трех глав, объединяющих параграфов и заключения. В первом разделе работы рассматривается характеристика предприятия, его структура и показатели хозяйственной деятельности.
Во втором разделе содержится анализ организация документооборота сметно-договорного отдела ОАО "Мосэнергомонтаж".
Основываясь, на результатах проведенного анализа в третьем разделе дипломной работы рекомендованы мероприятия по совершенствованию процесса документооборота в отделе.
В заключение дипломной работы подведены итоги проделанной работы.

---

СПИСОК ЛИТЕРТУРЫ:

---

1. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М.: ВНИИДАД, 1991. с. 76. 2. Андреева В.И. Составление и оформление управленческой документации // Справочник секретаря и офис-менеджера. 2003. 1. С.24-31 3. Агафонова И.П., Построение эффективной системы риск-менеджмента на предприятии/ Менеджмент в России и за рубежом, №4, 2003 4. Андреев В. Электронный документооборот/ Электронные технологии, 2002 5. Бугаев М.Ю Система документооборота/ Бизнес для всех , №1 2001 6. Вялова Л.М. Организация службы документационного обеспечения управления (ДОУ) // Справочник секретаря и офис-менеджера. 2002. 3. С. 6-12. 7. Ларин М.В. Электронный документооборот: что мешает его внедрению // Справочник секретаря и офис-менеджера. 2003. 12. С. 30-38. 8. Красавин А.С. Организационное обеспечение делопроизводства // Делопроизводство. 2002. 2. С. 13-15. 9. Кузнецова Т.В., Кузнецов С.Л. Кадровое делопроизводство (традиционные и автоматизированные технологии) 10. Кузнецова Т.В. Организационные документы // Секретарское дело. 2003 11. Сокова А.Н. Государственный стандарт России Р. 6.30-2003 // Справочник секретаря и офис-менеджера. 2003. 7. С. 34-41. 12. Чуковенков А.Ю. Нормативная база делопроизводства // Справочник секретаря и офис-менеджера. 2002. 1. С. 6-13; 2. С. 19-22. 13. Черкашенко В.Н.Карта рисков - эффективный инструмент управления./ Экономика, 04.02.2004 14. Ярнов С.Т. Анализ рисков: различные определения и постановки задач/Корпоративный менеджмент № 11, 2004
Цена: 8000.00руб.