Место и роль документообеспечения в системе управления организацией

ID работы - 614904
документоведение (реферат)
количество страниц - 12
год сдачи - 2012

---

СОДЕРЖАНИЕ:

---

Содержание

Введение 3
1. Организация документоведения на предприятии 4
2. Основные проблемы документоведения и направления их решения 7
Заключение 11
Список литературы 12

---

ВВЕДЕНИЕ:

---

Введение

Основой управленческой деятельности является информация, а сам процесс управления представляет собой непрерывный процесс сбора, обработки и передачи информации. Наиболее распространённым носителем информации является бумага. Информация, зафиксированная на бумаге и снабженная необходимым реквизитом (гриф, исходящий номер и др.) становится документом. Документ – материальный объект с информацией, закреплённый с информацией, закреплённой созданным человеком способом для её передачи во времени и пространстве. Осуществление функций любого предприятия связана с составлением, получением, направлением документов. Вот почему, эффективность их управленческой (как внутриорганизационной, так и внешней) деятельности связана с вопросами документирования и организации работы с документами.
Документы закрепляют производственные отношения, как внутри предприятия, так и с другими организациями и нередко служат письменным доказательством при возникновении имущественных, трудовых и иных споров, рассматриваемых гражданскими, арбитражными и третейскими судами.
Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок (документооборот), чтобы не отвлекать работников от главных производственных целей предприятия.
Неважно, на каком уровне будет вестись делопроизводство: традиционным способом или современным безбумажным обменом электронными документами - в любом случае документирование и работа с документами осуществляется по установленным правилам.
Цель работы – исследовать значение документообеспечения в системе управления организацией



1. Организация документоведения на предприятии

Документооборот - это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело.
Различают три основных потока документации: входящие документы, поступающие из других организаций; исходящие документы, отправляемые в другие организации; внутренние документы.
Все документы, поступающие в организацию проходят: первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством, передачу на исполнение.
Служба документационного обеспечения управления (ДОУ), которая может быть представлена в организации как самостоятельным структурным подразделением, так и отдельным сотрудником, должна принимать к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличии приложения). В противном случае присланные документы возвращаются автору с соответствующей сопроводительной запиской, где объясняется причина возврата.
Конверты от поступающих документов оставляют в том случае, кода по конверту можно определить адрес отправителя, время отправки и дату получения документов. Не вскрываются и передаются по назначению документы с пометкой “лично” и в адрес общественных организаций.
Предварительное рассмотрение документов проводится работником службы ДОУ с целью распределения поступивших документов на: направляемые на рассмотрение руководителю; направляемые непосредственно в структурные подразделения или конкретным исполнителям.
Без рассмотрения руководителем передаются по назначению документы, содержащие текущую оперативную информацию или адресованные в конкретные подразделения. Это позволяет освободить руководителя предприятия от рассмотрения мелких текущих вопросов, решение по которым могут принимать ответственные исполнители.
На рассмотрение руководства передаются документы, адресованные руководителю и документы, содержащие информацию по наиболее важным вопросам деятельности организации. Обработка и передача документов исполнителям осуществляется в день их поступления в ДОУ. Если документ должен исполняться несколькими подразделениями или должностными лицами, его размножают в нужном количестве экземпляров.
Документы, подлежащие отправке в другую организацию сортируют, упаковывают, оформляют как почтовое отправление и сдают в отделение связи. Перед упаковкой службы ДОУ обязана проверить правильность оформления документов, наличие приложений, соответствие кол-ва экземпляров кол-ву адресатов. Неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителю на доработку. В заказную корреспонденцию составляют опись рассылки, которая подписывается работником службы ДОУ и датируется.
Исходящие документы должны обрабатываться и отправляться в день регистрации. Внутренние документы передаются исполнителям под расписку в регистрационной форме. Служба ДОУ должна систематически вести учет количества обрабатываемых документо

---

СПИСОК ЛИТЕРТУРЫ:

---

Список литературы

1. Андреева В.И. «Делопроизводство». – М, 1999
2. Вялова Л.М. Организация движения документов // Секретарское дело 2003. №2.
3. Делопроизводство : Учеб./ Е.Н. Басовская, Т.А. Быкова, Л.М. и др. Вялова. -2-е изд.. -М.: Акад., 2005.
4. Делопроизводство: документационное обеспечение управления/ Т.В. Кузнецова. -М.: Бизнес-школа Интел-Синтез, 2005.
5. Делопроизводство в органах исполнительной власти: Положения о службах. Типовые и должностные инструкции. Перечни, справки, журн., бланки и тд. : Около 100 образцов. -М.: Приор, 2005.
6. Делопроизводство : Учеб. пособие/ В.А.Спивак. -СПб.: Питер, 2005.
7. Документационное обеспечение управления (делопроизводство)/ А.В. Пшенко. -М.: Форум; М.: ИНФРА-М, 2005.
8. Документирование управленческой деятельности на предприятии: делопроизводство и корреспонденция : Учеб. пособие/ Н.А. Лысенко, Б.Ю. Сербиновский, С.Н. Цветкова. -Ростов н/Д: Март, 2005.
9. Ефимова О.А. Современные технологии работы с документами: автоматизация делопроизводства // Секретарское дело 2001
10. Ларин М.В. Управление документацией и новые информационные технологии. М. ВНИИДАД, 2003
11. Мельникова А.С. Документы и делопроизводство. – М, 2000
12. Сотов П.В., Тихомиров А.Н. Делопроизводство: образцы документов: Инструкции, ГОСТы. М.:Проспект, 2000
13. Стенюков М.В. Справочник по делопроизводству
14. Шатина Н.В. Составление номенклатуры дел // Секретарское дело 2005 . №1.
15. Янковая В.Ф. Нормативное обеспечение делопроизводства в учреждении, организации, на предприятии // Делопроизводство 2004. №1
Цена: 1000.00руб.