«Документный» и «архивный» фонды организации документоведение

Информационные технологии в сфере делопроизводства современной организации

Формирование дел — это отнесение документов к определен¬ному делу и систематизация документов внутри него. Дело — со¬вокупность документов (или документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности и помещенных в отдельную обложку.
Формирование дел должно отвечать следующим основным тре¬бованиям: оперативность обработки и поиска документов; надеж¬ность документационного обслуживания; сохранность документов. В дело помещают только исполненные документы (подлинники или заверенные копии), оформленные в соответствии с требованиями ГОСТов и ЕГСД. Документы, не соответствующие заголовку дела, неправильно оформленные (возвращаются исполнителю для до¬работки), подлежащие возврату, черновики, варианты, размножен¬ные копии в дело не помещают. Дела формируются централизованно (в канцелярии) и децент¬рализованно (в структурных подразделениях). При составлении сводной номенклатуры дел каждому структурному подразделению присваивается индекс. Например, приемная отдела воспитатель¬ной работы и социальной защиты Комитета по начальному про¬фессиональному образованию — индекс 03, отдел стратегии и раз¬вития профобразования Комитета — 02, бухгалтерия — 04 и т.д. Контроль за формированием дел в структурных подразделе¬ниях осуществляет заведующий архивом учреждения или лицо, от¬ветственное за архив.
Документы постоянного и временного хранения группируют в отдельные дела (отдельно оригиналы и копии, годовые, квар¬тальные, месячные планы, отчеты и т.д.). В исключительных слу¬чаях документы постоянного и временного хранения, связанные с рассмотрением одного вопроса, группируют в одном деле — регистраторе или скоросшивателе. После завершения рассмотре¬ния этих документов, принятия решения и закрытия дела доку¬менты постоянного хранения изымаются и переносятся в дело постоянного хранения. Если разделение дела на два предусмот¬рено номенклатурой, об этом делается запись в графе номенкла¬туры «Примечание».
В дела группируют документы одного делопроизводственно¬го года. Исключения составляют переходящие и судебные дела; личные дела, которые формируются в течение всего периода ра¬боты данного лица в учреждении; учебная документация, со¬здающаяся в учебных учреждениях (формируется за учебный год). В деле должно содержаться не более 250 листов при толщине 30—40 мм. При большом количестве документов из них формиру¬ют самостоятельные дела по хронологии или узким вопросам. На¬пример: дело «Переписка о поставке металла» можно разделить на три: «Переписка о поставке литья», «Переписка о поставке прока¬та», «Переписка о поставке арматуры и проволоки».
Документы к заседаниям, сгруппированные в отдельное дело, систематизируют по номерам протоколов заседаний. Внутри груп¬пы документов, относящихся к одному протоколу, их располагают в последовательности решения вопросов; в группе документов по одному вопросу первым подшивается инициативный, а затем дру¬гие документы. Поручения вышестоящих органов группируют в дела по направ¬лениям деятельности учреждения. Документы внутри дела распо¬лагают в хронологической последовательности.
В дело должны помещаться документы, подлежащие возврату, лиш¬ние экземпляры, черновики. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, опреде¬ляет исполнитель.
Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. Приказы оперативного характера (о ко¬мандировках, отпусках, взысканиях) формируются в отдельное дело.
Протоколы располагаются в хронологическом порядке по но¬мерам.
Обращения граждан по вопросам работы организации и все до¬кументы по их рассмотрению формируются отдельно от обраще¬ний граждан по личным вопросам.
Переписка группируется, как правило, за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности: доку¬мент-ответ нумеруется следом за документом-зап